Afspraken plannen met Calendly
Als therapeut of coach ben je continue bezig met het maken van afspraken met je (potentiële) cliënten. Zodra een cliënt je heeft gevonden en jullie de eerste sessie erop hebben zitten, maak je waarschijnlijk gelijk een vervolgafspraak. Je legt de agenda’s naast elkaar en je vindt zo een moment die voor jullie allebei werkt. Het wordt lastiger wanneer het gaat om de allereerste afspraak. Maak dit voor jezelf en je cliënten gemakkelijker met behulp van de online afspraken tool Calendly.
Het nadeel van telefonisch of per e-mail afspraken maken
Potentiële cliënten vragen om te bellen voor het maken van de eerste afspraak is heel normaal. Voor een deel van je cliënten zal dit dan ook geen probleem zijn. Maar niet iedereen pakt met gemak de telefoon op om een onbekende te bellen. Zeker niet cliënten met (sociale) angsten of andere mentale klachten. Dit maakt de drempel voor het maken van die eerste afspraak met een therapeut extra hoog. Laten we er alles aan doen om die drempel juist te verlagen zodat iedereen de hulp kan krijgen die ze nodig hebben.
Wanneer een (potentiële) cliënt de telefoon wel oppakt, is er een grote kans dat jij midden in een sessie zit met een andere cliënt, je in de supermarkt loopt of om een andere reden niet bereikbaar bent. E-mailen is dan een mooi alternatief. Vaak minder spannend voor cliënten en het maakt niet uit wanneer de e-mail wordt verstuurd. Een goede manier voor het eerste contact, maar vervolgens een dag en tijd vinden waarop jullie beide beschikbaar zijn voor de eerste intake of sessie, kan soms heel wat e-mails kosten. Wat zorgt voor frustratie en het risico dat de cliënt afhaakt.
Gelukkig kan technologie hierbij helpen. Er zijn handige online tools beschikbaar die het plannen van die eerste, en vervolgafspraken, super gemakkelijk maken. Dit is geen nieuwe technologie, want waarschijnlijk maak jij ook al jaren op deze manier afspraken bij je tandarts, kapper en vergelijkbare diensten. Therapeuten, coaches en andere zelfstandig ondernemers beginnen dit ook te ontdekken. Een veel gebruike en bekende tool waarmee je online afspraken kunt maken is Calendly. Ik geef je vijf voordelen van deze tool:
V O O R D E E L # 1Jij bepaalt wanneer je beschikbaar bent
In de tool geef je eenvoudig aan wanneer je beschikbaar bent voor afspraken. Dit kun je simpel houden of tot in details aangeven. Zo kun je niet alleen bepalen op welke dagen je beschikbaar bent, maar bijvoorbeeld ook hoeveel afspraken je maximaal op één dag wilt inplannen en hoeveel tijd je nodig hebt na een afspraak en/of ervoor. Extra fijn als je soms moeite hebt met je grenzen aangeven. Wanneer je een cliënt aan de telefoon spreekt om een afspraak te maken, zeg je misschien wel eens een dag of tijd toe waarvan je je eigenlijk had voorgenomen om die aan jezelf of aan je gezin te besteden. Vul op een rustig moment je beschikbaarheid in en een cliënt kan daar niet van afwijken. Wil je last minute een vrije dag inplannen? Geen probleem; je kunt je beschikbaarheid op elk moment weer aanpassen.
V O O R D E E L # 2Je cliënt kan altijd een afspraak inplannen
Waar en wanneer je cliënt zich ook bevindt. Of het nou 2 uur ‘s nachts is, jij bezig bent met een andere cliënt, of zij onderweg is in de trein. Een afspraak online inplannen kan altijd en overal.
V O O R D E E L # 3Online een afspraak maken is minder spannend
Die eerste afspraak maken met een therapeut, coach of andere zelfstandig ondernemer kan heel spannend zijn voor je cliënten. Hoe is de persoon waar ik een afspraak mee maak? Past de dienst wel echt bij mij? Gaat het me helpen? Allerlei vragen die door het hoofd van je cliënt spoken voordat die eerste stap wordt gezet. Telefoonangst kan het allemaal nog spannender maken. Laten we het daarom gemakkelijker maken voor cliënten door die eerste afspraak te laten plannen via een online tool.
V O O R D E E L # 4Niet langer eindeloos heen en weer e-mailen
Nieuwe cliënten nemen vaak als eerste contact met je op per e-mail of een contact formulier. Vervolgens kan je eindeloos heen en weer blijven e-mailen om een geschikt moment te vinden voor een eerste afspraak. Jij doet een voorstel, je cliënt kan dan niet en doet een ander voorstel. Helaas.. jij bent dan net een paar dagen vrij. Weer opnieuw een voorstel doen of offer je toch je vrije dag dan maar op…? Met Calendly kunnen nieuwe cliënten direct via je website een afspraak inplannen of je stuurt ze een linkje naar de afspraken tool na het eerste e-mailcontact.
V O O R D E E L # 5Profiteer van handige koppelingen met andere tools
Maak jij gebruik van een digitale agenda, bijvoorbeeld op je iPhone of die van Google? Je digitale agenda kun je koppelen met Calendly, zodat je beschikbaarheid gelijk wordt aangepast wanneer je zelf in je digitale agenda een afspraak of activiteit plant. Je hoeft dan niet bang te zijn voor dubbele afspraken. Een andere handige koppeling is die met Zoom. Bij het maken van een afspraak kan er direct en automatisch een zoom meeting worden aangemaakt en de link van de meeting wordt ook gelijk verstuurd. Dit is ook mogelijk voor Google Meet en Microsoft Teams.
V O O R D E E L # 6Verzamel de nodige informatie en gegevens voor je afspraak
Voor een afspraak wil je misschien al wat informatie of gegevens ontvangen van je (potentiële) cliënt. De contactgegevens zijn natuurlijk handig, maar misschien is er nog meer wat je van te voren wilt weten. Met behulp van Calendly kun je jouw cliënten vragen stellen wanneer ze een afspraak met je inplannen. Pas wel op dat je niet te veel of té persoonlijke vragen stelt wat je cliënt kan afschrikken.
Ik wil dit!
Enthousiast? Overtuigd van de voordelen? Maak dan een account aan bij Calendly. Als therapeut of coach zou je genoeg moeten hebben aan de gratis versie. Alles wat ik hierboven heb beschreven is daarin inbegrepen. Je kunt later altijd nog een betaald account afnemen als je enthousiast bent en de tool veel gebruikt. Nadat je de tool hemelaal hebt afgesteld op jouw wensen, zet je jouw persoonlijke Calendly link op je website of deel je deze met je cliënten per e-mail of via andere kanalen. Vervolgens kun je achterover leunen en profiteren van alle tijdbesparing en je cliënten nog beter van dienst zijn.
Heb je nog geen website om je link op te plaatsen of kan jouw website een mooi nieuw design gebruiken? Vraag dan een gratis en vrijblijven oriëntatiegesprek aan en ik stuur je mijn Calendly link toe voor het maken van een afspraak.
Wat je nog meer wilt weten over je eigen website: